Konsumenttjänsteregistrets dataskyddsbeskrivning och informationsdokument

Företag / personuppgiftsansvarig       

Orkla Foods Finland Oy

FO-nummer: 0203602-3

Rydöntie 14

PB 683

20361 Åbo

 

Orkla Confectionery & Snacks Finland Ab

FO-nummer: 0205117-8

Sundsvägen 420

22410 Godby

Åland

 

Kontaktperson vid ärenden som avser registret

Johanna Paavola

tietosuoja@orkla.fi

 

Registrets namn       

Orkla Foods Finland Oy:s och Orkla Confectionery & Snacks Finland Ab:s konsumenttjänsteregister

 

Vad är syftet med och den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter lagrade i konsumenttjänsteregistret?

Ändamålet med konsumenttjänsteregistret är kontakthållning och kommunikation med avsändare av konsumentrespons, planering och utveckling av tjänster och produkter, statistikföring av information och forskning samt avgivande av svar till reklamationer och andra yrkanden.

Konsumenttjänster erbjuds på företagens webbplats där information samlas bland annat för produktutvecklings ändamål. Företagen använder sig av kakor (cookies) på deras webbsidor och -tjänster, ifall du godkänner användandet av kakor separat på din webbläsare. Avsikten med kakorna är att bevilja besökare på företagens webbsidor och -tjänster tillträde till olika funktioner, analysera webbsidornas och- tjänsternas funktionalitet samt att samla föremål för intresse för att bättre kunna rikta reklam åt besökare och olika användargrupper. Du har möjligheten att koppla bort användningen av kakor eller hindra alla kakor på din webbläsare eller din apparat. Tilläggsinformation om användningen av kakor och vår cookiepolicy hittas på adressen  https://www.orkla.com/legal/fi/evasteiden-ja-henkilotietojen-kaytto/.

Kommunikationen med konsumenter kan även ske genom våra sidor i sociala medier (sociala kopplingar) som upprätthålls på av utomstående tjänsteleverantör tillhandahållna plattformar eller i våra kommunikationskanaler (Facebook, Instagram, YouTube, Snapchat). Vi behandlar besökarnas personuppgifter på basis av din kommunikation samt genom användandet av kakor (cookies) och/eller annan analytiska verktyg bland annat för att utveckla våra produkter och tjänster, optimera våra sidor samt för att erbjuda dig lämpligt marknadsföringsmaterial. Kakor används endast om du separat godkänt användningen av dessa.

Lämnandet av registrerbara personuppgifter är inte en lagstadgad eller avtalsbaserad plikt och inte heller en förutsättning för ingåendet av avtal, ej heller måste uppgifterna ges. Behandlingen av förfrågningar, reklamationer och besvarandet av andra krav förutsätter förmedling av relaterade personuppgifter.

Samlade uppgifter används inte till direkt marknadsföring eller för profilering eller beslutsfattande genom automatisk behandling med undantag för situationer då du på förhand har godkänt användandet av kakor (cookies) samt vid direkt marknadsföring då du uttryckligen har accepterat användningen av dina uppgifter för detta ändamål.

Grunden för vår behandling av personuppgifter är

  • den registrerades uttryckliga samtycke, och/eller
  • den personuppgiftsansvariges berättigade intresse för behandlingen av personuppgifter. Personuppgiftsansvariga har ett lagstadgat, berättigat intresse att behandla och besvara mottagen kundrespons samt att utveckla sin affärsverksamhet utgående från kundresponsen. Uppgifterna kan även överlåtas inom koncernen för utvecklingsändamål av affärsverksamheten. Den registrerade har alltid rätt att förbjuda behandlingen av dennes personuppgifter på basis av berättigat intresse av vilken anledning behandlingen strider inte mot den registrerades grundläggande rättigheter.

Vilka personuppgifter samlas i registret?

I registret samlas följande uppgifter:

  • namn
  • e-postadress
  • postadress
  • telefonnummer
  • respons / utvecklingsförslag / reklamationer inklusive bilagor (kan även innehålla av responsgivaren tillhandahållen information om dennes hälsotillstånd, som bevaras såsom känsliga / särskilda kategorier av personuppgifter separat från andra uppgifter med tillämpandet av en särskild omsorgsplikt)

Vi kan även samla följande uppgifter på basis av dina kontakter på våra sidor på sociala mediers pattformer:

  • ditt profilnamn och dina kontaktuppgifter på Facebook
  • av dig åt oss lämnade meddelanden och annat innehåll

Ifall du har godkänt användandet av kakor (cookies) på företagens webbsidor eller -tjänster samt på sociala medier, kan vi samla med hjälp av kakorna utöver ovan nämnda uppgifter följande uppgifter:

  • terminalens/användarutrustningens uppgifter (IP-adress, operativsystem, webbläsarversion och motsvarande uppgifter)
  • uppgifter om visade sidor och användaruppgifter, såsom geografiskt läge
  • föremål för intresse och profileringsuppgifter för att rikta marknadsföringen
  • analys av samlade uppgifter. Se mera om dessa https://www.orkla.com/legal/fi/evasteiden-ja-henkilotietojen-kaytto/

Varifrån samlar företagen i registret samlade uppgifter (uppgifternas sedvanliga informationskällor)?

Uppgifterna samlas av den registrerade själv.

På våra webbsidor och -tjänster samt på våra sidor på sociala medier samlas uppgifter på basis av besökarens rörelser med hjälp av kakor (cookies), ifall den registrerade har accepterat användningen av kakor.

Överlåter företagen i registret samlade uppgifter åt andra eller utanför EU- eller EES-området?

I registret samlade uppgifter behandlas inom Orkla Foods Oy, Orkla Confectionery & Snacks Finland Ab eller inom till samma koncern hörande annat företag i avsikt att utveckla affärsverksamheten. Uppgifter kan överlåtas till utomstående inom de gränser som lagstiftningen tillåter eller till exempel för att bemöta ett rättsligt yrkande.

De med hjälp av kakor (cookies) från webbsidorna och -tjänsterna samlade uppgifterna behandlas inom Orkla-koncernen, men även utomstående underleverantörer eller tjänsteleverantörer kan användas vid behandlingen (bland annat analystjänsteleverantörer)

Ifall utomstående tjänsteleverantörer eller underleverantörer används, har avtal avseende slutits enligt vilka uppgifterna endast för användas i enlighet med av Orkla fastställda användningsändamål.

Personuppgifter lagras å personregisteransvarigas vägnar på Microsofts servrar i Europa. I vissa fall kan av oss anlitade utomstående tjänsteleverantörer vara belägna och/eller behandla av oss samlade personuppgifter även utanför det europeiska ekonomiska samarbetsområdet, dvs. i så kallade tredjeländer. Då personuppgifter behandlas utanför EU/EES, säkerställer vi att rättsliga grunderna för internationella dataöverföringar uppfyller Privacy Shield -systemet eller EU:s avtalsklausuler för en adekvat skyddsnivå för internationella överföringar eller att EU:s allmänna dataskyddsförordnings samtliga förutsättningar för dataöverföringar och behandling i tredjeland är uppfyllda.

Hur länge lagras registrerade personuppgifter?

Företagen lagrar registrerade personuppgifter endast den tid som förutsätts för att uppfylla registrets användningsändamål.

I registret lagrade uppgifterna raderas då vi behandlat din förfrågan eller respons och i regel senast efter ett (1) år från den tidpunkt då kommunikationen skett. Uppgifter kan dock bevaras en längre tid, om det finns en ur registrets syfte föranledd motiverad orsak, såsom utredningen av kundrespons, bemötandet av ett yrkande eller annan lagbaserad orsak.

Personuppgifter som samlats från webbsidorna eller -tjänsterna raderas då behandlingsändamålet för uppgifterna har upphört.

De uppgifter samlats i marknadsföringssyfte av kunder som gett tillstånd till direkt marknadsföring behandlas så länge tillståndet är i kraft.

Med vilka skyddsåtgärder och -förfaranden är de registrerade personuppgifterna skyddade?

Registeruppgifterna lagras elektroniskt och systemet skyddat med vederbörliga tekniska skyddsåtgärder och datasäkerhetsmetoder.

Registret får endast användas av särskilda personer, som har till uppgift att underhålla datasystemet och/eller att behandla personuppgifter. Användarna har personliga användarnamn och lösenord för användning av de elektroniska system som innehåller personuppgifter. Databaserna är skyddade med brandmurar och andra tekniska skyddsåtgärder och servrarna är skyddade.

De personer som behandlar personuppgifter har tystnadsplikt och de har undertecknat ett sekretessavtal i vilket de har förbundit sig att följa Orklas dataskyddspolicy och gällande lagstiftning. Personalen har instruerats om behandlingen av personuppgifter.

Registeruppgifterna är skyddade mot utomstående användning och användningen av registret övervakas. Utomstående tjänsteleverantörer har slutit skriftliga avtal där de förbundit sig att följa Orklas dataskyddspolicy och gällande lagstiftning.

Vilka rättigheter har jag som registrerad?

Den registrerade har rätt att få veta vilka uppgifter som avser honom eller henne har registrerats, eller att inga hans eller hennes uppgifter har registrerats. Den registrerade har rätt att begära att de uppgifter som lagrats om den registrerade rättas, raderas eller kompletteras, ifall de registrerade uppgifterna är felaktiga, onödiga, bristfälliga eller föråldrade för det i denna dataskyddsbeskrivning specificerade ändamålet och för syftet att insamla uppgifter. Vidare har den registrerade rätt att begära att behandlingen av den registrerades personuppgifter begränsas och att de registrerade personuppgifterna överförs från ett system till ett annat. Rätten att begära överföring av personuppgifter från ett system till ett annat täcker den registrerades rätt att få de personuppgifter som avser den registrerade och som har överförts till den personuppgiftsansvarige i en strukturerad, allmänt använd och i maskinläsbar form, då behandlingen baserar sig på samtycke och behandlingen utförs automatiskt.

En registrerad, som vill utöva de rättigheter som framgår ovan bör framställa en specificerad egenhändigt undertecknad skriftlig begäran om detta till kontaktpersonen vid ärenden som avser registret (punkt 2 av dataskyddsbeskrivningen). För verkställandet av den registrerades begäran uppbärs en skälig ersättning vid fall av att det från den senaste inspektionen har fortlöpt mindre än ett år.

Kan jag förbjuda, begränsa eller motsätta mig behandlingen av mina personuppgifter?

Den registrerade har rätt att förbjuda behandlingen av den registrerades personuppgifter, återta sitt samtycke för behandling av den registrerades personuppgifter samt motsätta sig behandlingen av personuppgifter, utan att återtagandet eller motsättandet påverkar lagligheten av behandlingen av personuppgifterna före återtagandet och/eller motsättandet. Återtagandet av ett samtycke eller motsättandet av behandlingen bör göras genom en egenhändigt undertecknad skriftlig begäran eller på motsvarande sätt verifierad sätt till kontaktpersonen vid ärenden som avser registret (punkt 2 av dataskyddsbeskrivningen).

Kan jag förbjuda marknadsföring som riktats åt mig?

De registrerade har rätt att återkalla sitt samtycke för användandet av de samlade uppgifterna för direkt marknadsföringsändamål. Förbudet kan meddelas när som helst till Orklas marknadsföringsavdelning genom e-post på adressen viestintä@orkla.fi.

Åt vem kan jag klaga över behandlingen av mina personuppgifter?

Den registrerade har rätt att framföra ett klagomål till dataskyddsmyndigheten, om den registrerade anser att behandlingen av den registrerades personuppgifter kränker ikraftvarande lagstiftning.

Ändringar till dataskyddsbeskrivningen

Orkla Foods Finland Oy och Orkla Confectionery & Snacks Finland Ab vidareutvecklar fortgående sin dataskyddspolicy med anledning av förändrad lagstiftning och nya behov. En uppdaterad version av konsumenttjänsteregistrets dataskyddsbeskrivning och informationsdokumentet finns alltid att få från våra webbsidor på adressen: www.orkla.fi

 

Dataskyddsbeskrivningen har uppdaterat 16.6.2020.